原文标题:Please don’t send me Microsoft Word documents
译注：原作者是 Tristan Miller，原文为英文，地址在这里：http://www.nothingisreal.com/dfki/no-word，在翻译的过程中有少许的改动，不做特别说明。
你很可能是因为尝试给我发送Word格式的文档而被引导到这个页面上来的。我会想你解释为什么我很可能无法打开你所发送的文档；为什么你需要重新考虑是否发送Word文档给他人；以及，在选择互联网文档交换方式上，我们还有哪些更好的选择。目录
* 为什么给我发送一个Word文档是一个坏主意
* 发送Word文档的其他方式
o 把Word文档转换为其他格式
* 你可以帮助终结Word附件
* 相关文档
* 更多的话:文字处理软件的通病
为什么发送微软Word文档是一个坏主意
Word 文档并不总是能被其他的文字处理软件打开
Word 文档的定义是一个未公开的商业机密,也就是说只有来自微软的软件才能够真正正确的打开它.使用其他的文字处理软件的人,不管是他们自己选择或者是必须选择,他们都有可能无法打开 Word 文档.假定每个你所发送的对象有 Word 软件,或者他们为了读你的文档会去买这个软件是不公平的.事实上,微软故意选择不在世界上很多的流行的操作系统(比如Linux)上发布他的Word软件,因此,很多人甚至无法选择购买这套软件.
某一个版本的 Word文档并不总是能被其他版本的Word程序打开
就算你要发送Word文档的那个人拥有Word软件,他也可能仍旧无法打开你的Word文档.因为Word文件格式并不是标准的和固定的,微软可以,并且它也经常修改Word文件格式.因此,一个版本所保存的Word文档很可能无法被另外一个版本的Word程序打开.很多人相信,微软之所以这么做是为了迫使用户从旧的版本上升级去购买最新的Word程序,即使旧版本的Word能够满足他们的需要,他们也没有必要升级.
Word文档并不能保证在电脑显示和打印效果保持一致
与 你所预期的Word WYSIWYG(所见即所得)界面相反,在一个电脑上所编辑的Word文档可能,事实上,在另外一个台电脑上表现出完全不同的排版和分页,即使用的是相同版本的Word!之所以这样是因为Word会在基于用户的打印机设置对于打开的文档进行重新格式化,而这是在后台默默完成的.这对于某些类型的文档可不是一个好消息,比如所某些表单需要精确的定位到一个面上.
相对于其他的文档格式来说Word文档是非常大的
Word文档格式是臃肿的和没 有效率的;文档的大小通常比他们所含有的文本信息大好几个数量级.就算在今天硬盘充足的年代里,大量的Word文档也会很快的吃掉用户的硬盘空间.对于依旧使用拨号上网的数百万人来说,从邮箱里面下载一个Word文档可能意味着数分钟甚至数小时的等待.如果是下载总信息量相同的纯文本文档,则可能仅仅需要几秒钟的时间.
发送一个Word文档可能会侵犯你的隐私
微软Word在默认的配置下总是自动跟踪和记录你对于一个文档所作出的修改.很多人都没有认识到的是这些改变可能在每次保存的是时候被自动嵌入到了文件之中.如果你把这样的文件发送给第三方,他们就有某种可能恢复这种记录,看到这个文档多次修改的历史——可能这无关紧要.这种让步或者冲突的信息,你可能会认为在你发送Word文档之前就已经被除去了,可能实际上仍旧是可以被接收者读取的.的确有很多次相互冲突的信息被公开发布的Word文档泄露而引起公众关注的例子.
Word文档是有安全风险的
不像标准数据格式,Word文档可以包含编程代码,而这些代码有可能在你的文档被打开的时候自动执行.微软之所以引入这个特性,是为了让文字处理宏(脚本)可以随文档一起储存.然而,并没有过很久,心怀恶意的人们就开始尝试利用这个设计漏洞来撰写暗中随机删除文件的脚本或者其他破坏计算机的脚本.结果是,Word文档因为是数打电脑病毒的传播媒介而变得臭名昭著.当你通过Email附件收到一个Word文档的时候,你真的愿意冒着中电脑木马的危险来打开它?
前面所说的这些并不仅仅针对微软的Word,对于其他的商业文字处理程序也是一样的,比如说WordPerfect(WPS?——ppip).然而,把 Word文档作为附件在互联网用户之间不幸变得越来越流行,其中的很多人并没有注意到他们这么做所造成的问题.幸运的是,发送私有文件格式的问题并不是很难解决,也不需要你停止使用微软Word.
发送Word文档的其他方式
纯文本(.txt)
除非你的文档真的需要特殊的字体或者格式,考虑直接打(或者是复制粘贴)到你所发的邮件里面.通过这个方式,他人就可以直接阅读你的邮件,而不是需要另外再打开一个程序.
HTML
HTML 是一个基于文本的格式文档,主要用于撰写网页和其他的电子文档.它可以直接被编辑的能力和他作为公开标准文档的地位使得它很适合作为文档交换.HTML并不是被设计成在每个系统上都显示得一致,所以,如果页面的排版对于文档来说很重要,就需要考虑使用Postscript,PDF或者RTF文档来代替.
Postscript 或者 PDF (Adobe Acrobat)
如果你要发送一个包含了大量的格式、为了打印效果而创建的文档,并且你并不期望接收者需要或者想要改变文档本身,你可以考虑是哟你Postscript或者 PDF文件.这两种文档格式是被充分公开的,在每一个计算机平台上都可以找到打开他们的程序.不像Word文档,Postscripts和PDF文件在任何一个系统上都会得到完全一致的显示效果(对于中日韩语言文档,需要注意安装语言包——ppip).对于这个文件格式的一个重要警告就是,他们是“只读” 的;对于接收者来说,并没有很方便的编辑文档的方式.
Rich Text Format (RTF)
在文档包含了特殊的格式,而你又需要接收者能够编辑的情况下,你可能会选择使用富格式文本(RTF)文件来代替Word文件.RTF被设计成文字处理软件交换文档的标准格式,大部分的文字处理软件都可以读写这种格式.RTF可能不会精确的再现文档的排版,但是不像HTML,它至少尝试定义排版方式,而不是像HTML那样,把排版的任务完全交给了接收者所用的程序.
把Word文档转换为其他格式
把Word文档转换为上述的格式是很容易的.在通常的情况下,只要使用文件菜单中的另存为命令,在弹出的对话框中就会有一个下拉菜单让你选择所要使用的文件类型.
如果你要使用纯文本发送文档,最快的替代方式是用鼠标选中文档中所有的文字,或者使用编辑→选择所有菜单,复制到剪贴版上(编辑→复制),然后把它粘贴到你的E-mail程序里面(编辑→粘贴).
PDF和Postscript文档导出在通常的情况下并不被Word直接支持.在某些配置好了的系统上,你可以使用打印命令来产生PDF文档.要查看你的系统是否支持,可以打开文件→打印命令,查看打印机列表中是否有与PDF或者Acrobat相关的打印机.(需要Adobe Acrobat支持,这个软件可不便宜——ppip)
你可以帮助终结Word附件
在自己不要发送的同时,你可以通过鼓励他人不要发送给你来免去他人处理这些私有文件格式的痛苦.如果你在E-mail里面收到一个Word文档附件,你可一个给发送者回复一封措辞礼貌的信件,指出Word附件是不合适的,并请他们使用替代格式重新发送过来.为了不浪费发送者的时间,要保持这个信件的简洁,可以包含一个链接,指向具有更加详细的解释的网页,这样如果他们想要看就可以看到.你可以自由的引用本文档,或者任何一个下面列出来的文档;你甚至可以用自己的语言来写这些解释(当然,要小心的使语言适合那些非技术性的读者).
相关文档
出于相同的目的,很多人同样无法接受Word附件.下面是一些他们所作出的解释的链接:
- MS-Word is not a document exchange format by Jeff Goldberg
- Don't send Microsoft Word documents to me by Jonathan de Boyne Pollard
- We can put an end to Word attachments by Richard Stallman of the Free Software Foundation
- Please don't send Word Documents by email by Tobias Brox
- Avoid e-mail attachments, especially Microsoft Word by Neal McBurnett
- Attachments in proprietary formats considered harmful by Manuel Chakravarty
撰写这个文章的目的并不是为了促进其他文本处理软件的使用,而是为了促进更加标准的、有效率的格式文档的使用.为了那个目的,请把所有的文字处理软件放在一起作为一种进行写作联络的工具来考虑.文字处理软件这种范式的一个固有的问题是,它把写作(把个人的思想变成逻辑化的、含有语义结构的文档)和排版(考虑文档的表现形式,比如,页边和字体设置)的任务混合了起来.这种混合的结构是这篇文章里面提到的很多的问题的原因或者是因素,同时也导致了很多与互联网文档交换不太相关的问题.
幸运的是,现存有很多的文档撰写系统提供了写作和排版之间健康分离的方式.其中的大部分系统不会被私有文件格式所羁绊,并且能够输出成多种标准文档格式,其中也包含PDF和HTML.
要得到更多的关于所见即所得和文字处理软件范式的问题,可以参考:
- Word processors: stupid and inefficient by Allin Cottrell
- What has WYSIWYG done to us? by Conrad Taylor
下面是一些不使用文本处理软件范式的自由的文档处理程序的链接：
- LaTeX LaTeX在科技和科学文档作者中非常流行，尽管它可以被用于处理任何形式的出版物。它没有图形界面，你可能会觉得相当的自由灵活，或者是觉得令人畏惧。 在所有的主流计算机平台上都有商业或者非商业的LaTex版本，包括 MS-Windows，Mac OS，GNU/Linux，Unix。
- LyX 是一个和LaTeX类似的文档处理程序，但是有一个用户有好的WYSIWYM（所见即所想）界面。最初是在类UNIX系统上开发的，不过已经被导入到MS-Windows和OS/2平台上。
- TeXmacs 是一个类Unix系统的图形科学编辑器（也可以通过Cygwin在MS－Windows里面使用）。它与很多的数学、统计学和物理工具协作的很好。cs.
- DocBook 提供了一套使用SGML或者XML写作解构化文档的系统。它被书籍出版商、软件文档作者、FAQ撰写者以及其他技术站点的所喜爱。
- ConTeXt 是与LaTeX类似的基于文本的文档处理系统。